Transcripción de la columna en Radio Carve de 23 de julio, 2025
Siempre es bueno recordar las obligaciones que tienen los empleadores de conformidad con el Derecho Laboral. En particular, hoy analizaremos las obligaciones documentales que tiene todo empleador respecto de sus empleados. Este tema es muy importante porque ante una inspección realizada por la Inspección General del Trabajo y Seguridad Social, los documentos laborales obligatorios de los que hablaremos son los básicos y primeros que se solicitan.
En la tarde de hoy nos acompaña la Dra. Gisella Tejera Guillén del Departamento Laboral del Estudio Posadas para conversar sobre este tema.
- ¿Cuáles son los documentos laborales que deben llevar los empleadores?
En términos generales, los documentos laborales requeridos por la normativa vigente son principalmente los siguientes:
- Recibos de pago de salarios.
- Póliza de Seguro Obligatorio de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales y certificado expedido por el Banco de Seguros del Estado (BSE) que evidencie estar al día con el pago de la misma.
- Nóminas mensuales presentadas ante el Banco de Previsión Social (BPS) y las respectivas constancias de pago mensuales.
- Toda la documentación relacionada con el cumplimiento de las obligaciones de seguridad e higiene en la empresa, según el tipo de actividad (por ejemplo, constancia de haber entregado los elementos de protección personal exigidos por la normativa vigente y que sea aplicable a la actividad de que se trate, constancia de capacitaciones en la materia, protocolos y guías de buenas prácticas, entro otros).
- Planilla de Trabajo Unificada, debidamente actualizada en tiempo real.
- Libro de Registro Laboral.
- Control de Salud (ex Carné de Salud) de los empleados.
- Si bien no es necesariamente obligatorio en todos los casos, sí es una buena práctica, además, tener legajos por cada empleado, que contengan el contrato de trabajo, antecedentes sancionatorios y toda otra documentación relevante relacionada con la relación de trabajo.
Estos documentos son requeridos para cualquier empleador de la actividad privada que tenga personal dependiente, cualquiera sea su actividad y naturaleza jurídica. Ahora bien, para algunos sectores en particular, existen requisitos adicionales o exenciones legales al mantenimiento de los mismos que se deben analizar en cada caso.
La idea es hoy poder reseñar con más detalle algunos de ellos.
- Respecto de los recibos de salarios ¿Qué nos podés comentar?
Todo empleador debe expedir y entregar a sus trabajadores el recibo de pago correspondiente en oportunidad de abonar cualquier suma o remuneración, independientemente del sistema de pago que se utilice.
En caso de que el recibo se expida en formato papel, el recibo original queda en manos del trabajador y la copia firmada por éste en poder del empleador. Si es expedido en formato electrónico, no se requiere su impresión salvo que el empleado o el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), BPS o BSE lo soliciten. Igualmente, en caso de recibo en formato electrónico, el empleador debe instrumentar un sistema informático que permita visualizar el recibo en forma remota por el trabajador, proporcionando a esos efectos un usuario y contraseña para su consulta y control.
El empleador debe conservar la información contenida en los recibos y la documentación que lo respalde, o bien por el plazo de prescripción de los créditos laborales, esto es de 5 años, o bien por el plazo de las obligaciones tributarias que se derivan de las liquidaciones de haberes, es decir como máximo 10 años.
Recordamos que el recibo de salario (en formato papel o electrónico) debe tener un contenido mínimo que está regulado por la normativa. Por ejemplo, datos del trabajador y de su jornada de trabajo, datos del empleador, como ser número de RUT o cédula de identidad cuando corresponda, número de afiliación al BPS, número de carpeta del BSE, detalle de la remuneración y de los descuentos que se efectúen, entre otros.
- Respecto de la Planilla de Trabajo Unificada ¿qué requisitos se deben cumplir?
La Planilla de Trabajo Unificada (PTU) la debe llevar cualquier empresa del sector privado, independientemente de su naturaleza (comercial, industrial, rural o de servicio), comprendiendo, incluso, a empresas unipersonales con personal dependiente y a empresas sin fines de lucro. Se exime de esta obligación a las empresas que no tienen personal dependiente y a los empleadores del servicio doméstico.
La información que luce en la PTU es fiscalizada por el MTSS pero sus datos se cargan y actualizan directamente y en forma electrónica ante el BPS a través de su sitio web.
Concretamente, en la PTU la empresa debe realizar un reporte (actualizado) sobre las condiciones generales de trabajo, incluyendo datos como la categoría del empleado, la jornada de trabajo, remuneración, entre otros.
Esta información debe estar actualizada en tiempo real, por lo que en la medida en que se van suscitando modificaciones, por ejemplo, en la categoría, en la remuneración o en la jornada de trabajo de un empleado, se debe ir modificando y actualizando la PTU.
En principio la PTU será accesible, a través del empleador, para sus trabajadores, quienes pueden solicitarla para examinar su registro. Esto genera muchas resistencias ya que la Planilla contiene información que en muchos casos se considera confidencial (como ser la remuneración de otros trabajadores). Por lo que, sin perjuicio de que la norma habilita a establecer en determinados casos la confidencialidad del régimen y monto de la remuneración (precisamente en los casos de contratación de personal superior que no esté incluido en el laudo, acta o convenio colectivo que fuera aplicable), sería eventualmente posible de alguna forma mostrar al trabajador interesado su registro y omitir la información que se considere confidencial respecto del resto (por ejemplo, tachando los sueldos).
- En relación al Libro de Registro Laboral ¿qué información se debe registrar allí?
Salvo los empleadores del servicio doméstico, todos los empleadores deben llevar este Libro. En aquellos casos donde se tenga más de un centro de trabajo, se debe contar con un Libro de Registro Laboral por cada uno de ellos.
El Libro debe estar foliado, no tener menos de 30 folios y estar registrado ante la Inspección General del Trabajo y de la Seguridad Social o ante las Oficinas de Trabajo, en el interior del país. Este registro hoy se hace on line a través de la página web del MTSS y es un trámite sencillo.
En el Libro de Registro Laboral se deberá registrar:
a. los cambios de horarios y turnos (de forma anticipada a que sucedan, permitiéndose, en caso de trabajos con horarios y turnos que varían en forma reiterada, como es el caso de turnos rotativos, el registro mediante listados con determinados requisitos);
b. las horas extras;
c. el horario que cumplen diariamente aquellos trabajadores respecto de los que, por la naturaleza de la actividad que realizan, no sea posible establecer con antelación la hora de comienzo y de finalización de la jornada;
d. información vinculada a los accidentes de trabajo (en forma cronológica y sucesiva, y dentro de las 24 horas de producidos);
e. los planes de licencias y/o cómputos de feriados en el caso que corresponda (estos planes o listados de fechas en los cuales los trabajadores deben tomarse o se tomarán la licencia deben estar firmados por el o los trabajadores involucrados). Normalmente consisten en listados con las fechas de las licencias programadas que firman los trabajadores en señal de conformidad; y
f. las visitas que realicen los inspectores del MTSS e intimaciones que practiquen, en caso de que existan (en este caso, serán los inspectores actuantes quienes realicen las anotaciones que correspondan).
Una vez agotada la foliatura del Libro, se deberá mantener en la dependencia a la que pertenezca conjuntamente con el que se encuentre en uso, por el término de 2 años.
En la práctica, muchas veces se plantea que es tedioso llevar este Libro al día, pero es importante recordar que esta obligación está vigente y que en caso de una Inspección los inspectores siempre solicitan ver el Libro.
- Respecto del Control de Salud ¿cuáles son las obligaciones y derechos vinculados al mismo?
La normativa que regula el Control de Salud (ex Carné de Salud) prevé, por un lado, la obligación de todo trabajador de contar con el mismo para poder trabajar en el país y, por otra parte, la responsabilidad del empleador de controlar la vigencia del Control de Salud de sus empleados. En este sentido, el empleador podrá eventualmente ser sancionado con una multa en caso de que el MTSS realice una inspección en la empresa y constate un incumplimiento en dicho sentido.
Destacamos que el Control de Salud es expedido por instituciones habilitadas a esos efectos y tiene una vigencia máxima de 2 años, pudiendo ser menor en algunos casos, dependiendo de la situación de salud y edad del trabajador.
También es importante mencionar que la norma prevé que los prestadores de servicios de salud deben expedir el Control de Salud sin costo para el trabajador.
Por último, resulta interesante destacar que, en cada sector de actividad, a través de los Consejos de Salarios, puede existir la obligación para el empleador de asumir el costo de renovación del control de salud. Por lo que siempre es importante tener presentes las regulaciones de los diferentes acuerdos en este sentido, ya que puede implicar un costo adicional para el empleador.
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